自动化的药品库存管理人员节省时间和预算外文翻译资料

Automation in Drug Inventory Management Saves Personnel Time and Budget

Department of Hospital Pharmacy amp; Pharmacology, Asahikawa Medical College,a 2-1-1-1,
Midorigaoka-higashi, Asahikawa 078-8510, Japan, and Department of Pharmacology and
Therapeutics, Hokkaido College of Pharmacy,b 7-1 Katsuraoka, Otaru 047--264, Japan

Abstract:Automation in the drug distribution processes is helpful to pharmacists in creating new clinical services. We have ameliorated the drug inventory control system seamlessly connected with the physician order-entry system. This control system application, named Artima, allows inventory functions to be faster and more efficient in real time. The medicines used in our hospital are automatically fixed and arranged to sold-packages, and are ordered from each wholesaler by a fax-modem every day. Artima can search the lot number and expiration date of drug in the purchase and delivery records. These functions are powerful and useful in patient safety and cost containment. We surveyed the inventory amount stored in the computer database, and evaluated time required for inventory management by tabulating working records of employees during past decades. Inventory decreased by 70% along with the continuous improvement of the system during the past decade. The workload in the inventory management in each section of the Pharmacy Department as well as in clinical units was dramatically reduced after the implementation of this system. The automation system in the drug inventory management allows creating new clinical positions for pharmacists. This system also could pay for it-self in time.

Keywords:inventory; automation; computerization; drug delivery; workload; cost containment

INTRODUCTION

As we entered the 21st century, there are many factors that influence the future practice of pharmacy and delivery of pharmaceutical care. The pharmaceutical care role takes substantial time for pharmacists;however, pharmacists have multiple responsibilities in the hospital. These include drug inventory management, dispensing, in-hospital preparation, aseptic mixture and adjustment of injections, drug information service, many clinical services including therapeutic drug monitoring, clinical research coordination, etc. Hospital pharmacists are limited in number,mainly due to the hospital budget that is also under pressure to adapt to various changes in health care administration and delivery. Shrinking of operation budgets forces many hospital pharmacy departments to search for ways to reduce drug inventory costs and maximize the cost-effective use of personnel[1]. Efforts to reduce costs and restructure services have prompted increased use of automated technology by health care facilities[2]. Examples of automation used in hospital pharmacy practice include computerization,automation of dispensing and bar coding; i.e.,automation in drug distribution processes. Many hospitals continue to face the problem of ineffective and inefficient medication distribution systems. Albeit there are many varieties of drug distribution systems in use throughout the world，all have the same goal to ensure that each dose of medication administered to each patient is exactly that which has been intended by the prescriber.

Drug inventory management can be tedious work.On a daily basis，pharmacists must purchase and return orders to wholesale suppliers. Pharmacists check the drug stock in each pharmacy section every morning. Automation in inventory management including purchasing control would help ardently[3].Computer assisted inventory management for oral and topical medicines is comparatively easy，since the amount of drug used can be confirmed at the time of dispensing. However，automated inventory management for injections is very difficult，since the usage confirmation of injection drugs is generally complicated. During the past decade，we have employed several systems in the inventory control system and improved the system at each time. Now we have achieved a satisfactory computerized inventory control system, which is seamlessly connected with the physician order-entry system. This control system ameliorates the drug inventory management in our pharmacy department and allowed the creation of new clinical positions for pharmacists. The automation in the inventory control should be valuable in performing pharmaceutical practices as well as for the hospital revenue. However, there is no report evaluating and discussing the effect of automation in inventory management. The net value of automation has been difficult to evaluate because of the involvement of multiple health care units. Thus, we therefore evaluated our new inventory control system in terms of workload and inventory quantity.

METHODS

1.Outline of the System

Our medical college hospital consists of 17 clinical departments and has 602 beds. The computer network in our hospital is based on the client server system (NEC, Japan, http://www.nec.com) and consists of mainframe servers,division servers and more than 400 user terminals.The physician order-entry system is integrated with many pharmacy software applications. In our pharmacy department we have 4 sub-servers, 15 data management computers and 23 terminal computers.Each sub-server controls preparations of oral and topically applied medicines, cocktail-dose-drug(different tablets and capsules for one dosing) packaging (LEADER 5001, Tosho, http://www.tosho.cc/en/), preparation of injections or inventory management.

A new inventory management system is named Artima, which is an application connected with the order-entry system to allow multiple management functions. We originally developed this system in conjunction with CSI Co. Ltd. (Sapporo, Japan; h

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自动化的药品库存管理人员节省时间和预算

旭川医科大学医院药剂学系，2-1-1-1，

日本旭川078-8510，药理学系和药理学系

日本北海道药学院，治疗学，b 7-1 桂冈小樽047--264

摘要：药品分销流程中的自动化对药剂师创造新的临床服务很有帮助。我们改进了与医生订单录入系统无缝连接的药物库存控制系统。这个名为Artima的控制系统应用程序允许库存功能实时更快，更高效。我们医院使用的药品会自动固定并安排成销售包装，并且每天都由传真调制解调器从每个批发商处订购。 Artima可以在采购和交货记录中搜索药品的批号和到期日期。这些功能在病人安全和成本控制方面非常有用。我们调查了存储在计算机数据库中的库存量，并通过列出过去几十年来员工的工作记录来评估库存管理所需的时间。随着过去十年系统的不断完善，库存量下降了70％。该系统实施后，药房部门和临床部门库存管理工作量大大减少。药品库存管理中的自动化系统允许为药剂师创建新的临床职位。这个系统也可以及时支付。

关键词：自动化；计算机化；药物输送；工作量；成本控制

介绍

进入21世纪后，影响未来药学实践和药学服务交付的因素很多。药学护理的角色需要花费大量时间用于药剂师，然而，药剂师在医院中负有多重责任。这些包括药物库存管理，配药，住院准备，无菌混合和注射调整，药物信息服务，包括治疗药物监测，临床研究协调等在内的许多临床服务。医院药师数量有限，主要由于医院预算也面临着适应卫生保健管理和实施的各种变化的压力。运营预算的缩减迫使许多医院药学部门寻求降低药物库存成本的方法，并最大限度地利用人员的成本效益^[1]。降低成本和重组服务的努力已促使医疗机构更多地使用自动化技术^[2]。医院药房实践中使用的自动化实例包括电脑化，分配和条形码自动化；即药物分配过程的自动化。许多医院仍然面临着无效和低效的药物分配系统的问题。尽管世界各地使用的药物分配系统种类繁多，但所有人都有相同的目标，以确保每位患者服用的每种药物剂量都与开药者所预期的完全相同。

药物库存管理可能是一项繁琐的工作。每天，药剂师必须向批发供应商购买和返回订单。药剂师每天早上检查每个药房部门的药品库存。包括采购控制在内的库存管理自动化将有助于开展合作^[3]。口服药和外用药的计算机辅助库存管理相对容易，因为所用药物的数量可以在配药时确认。然而，注射剂的自动库存管理非常困难，因为注射药物的使用确认通常很复杂。在过去十年中，我们在库存控制系统中采用了多个系统，并且每次都对系统进行了改进。现在我们已经实现了一个令人满意的计算机化库存控制系统，它与医生订单录入系统无缝连接。该控制系统改善了我们药学部门的药品库存管理，并允许为药剂师创建新的临床职位。库存控制中的自动化在执行制药实践以及医院收入方面应该是有价值的。但是，没有报告评估和讨论库存管理中自动化的影响。由于多个医疗机构的参与，自动化的净值很难评估。因此，我们根据工作量和库存数量评估了我们的新库存控制系统。

方法

1.系统概况

我院医学院由17个临床科室组成，共有病床602张。我们医院的计算机网络基于客户服务器系统（NEC，日本，http://www.nec.com），由大型机服务器，分部服务器和400多个用户终端组成。医生订单输入系统是与许多药房软件应用程序集成。在我们的药房部门，我们有4个子服务器，15个数据管理计算机和23台终端计算机。每个子服务器控制口服和局部应用药物，剂量药物（不同的片剂和胶囊剂量）包装的准备工作（LEADER 5001，Tosho，http://www.tosho.cc/en/），准备加入库存管理。

新的库存管理系统被命名为Artima，它是一个与订单输入系统连接的应用程序，允许多个管理功能。我们最初基于以下概念与CSI Co.Ltd（日本札幌公司；http://www.csiinc.co.jp）一起开发该系统：（1）药品库存数据管理对其他医院系统没有影响；（2）实时数据可以通过医生订单录入系统进入药房部门下属的子服务器，并且可以实时地对药品库存数据进行分析；（3）管理系统可以搜索批次购买和交付记录中的药物数量和到期日期；（4）系统的操作应该更容易和更快。

3.Artima的功能

Artima是一种与医生订单录入系统相连的应用程序，可实现多种管理功能。 例如，（1）日常功能，例如向批发商购买和退货订单，向每个药房部门供应药品和维持库存，（2）按医院管理要求每月和每年汇总，（3）在采购和交货记录中搜索批号和药物到期的功能，（4）对特定药物需求预测等各种因素进行汇总和整理分析。 如表1所示，与我们部门使用的系统相比，该系统在日常采购中功能强大。

表1 使用DMS和Artima进行日常库存和采购控制所需的时间

4.系统对药品库存管理中的工作量和数量的影响

比较从1995年到2004年的库存管理中每项日常任务所需的时间。我们还通过调查药房员工的工作记录来计算每次系统改进时花费在库存管理上的时间。 库存数量是根据过去十年间存储在主计算机数据库中的记录进行调查的。

结果

1.计算机化系统对药品库存管理工作量的影响

在过去的十年中，我们采用了多种库存管理系统，每次都改进系统。我们调查了药师和技术人员进行日常药品库存管理的工作量。最初的库存管理系统应用程序是一个数据管理系统（DMS）应用程序，于1994年建立。当时，DMS没有与医院网络系统连接（表2）。1995年，DMS与主要医院系统连接。DMS和Artima的主要区别在于操作速度。在本系统中，来自医院订单录入系统的数据实时更新并储存在Artima子服务器中。 DMS必须读取大型计算机中储存的数据，由于与其他医院系统软件的交互，每天只允许一次。通过在药房部署数据管理服务器，药品库存管理的总人工时数大大减少。2004年，数据管理计算机通过传真调制解调器直接与传真机连接。1990年将不使用任何计算机的总工作量指定100％，2004年Artima系统的总工作量估计为25％（表2）。该结果表明药剂师和技术人员花费在药物库存相关活动上的时间更少。这使我们能够为患者护理单位的药师创造新的临床职位。

表2 每周库存函数中药剂师和技术员的库存控制系统和工作量历史

2.自动化对库存量的影响

成本控制也在过去十年中进行了调查。 虽然涉及很多因素，但随着过去十年控制系统的持续改进，库存量减少了70％（表3），表明该系统具有成本效益。 尤其是临床单位的库存量大幅减少。

表3.旭川医科大学医院近十年药品库存量的变迁

数据以1990和2004的平均每日库存量（日元）表示。

讨论

越来越多的证据表明医疗失误是导致死亡和伤害的主要原因。^[4,5]由于药物使用过程如此复杂，错误减少需要改变药物输送的许多系统，包括处方，转录，分配，管理和监测。许多研究报告说，计算机化医师订单输入已将处方错误减少了80％。^[6]计算机化的医师订单输入系统需要与其他医院系统的无缝连接，数据安全问题和患者保密性。^{[7] 剩余内容已隐藏，支付完成后下载完整资料}

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